مشروع مقترح بعنوان : " متطلبات تطبيق نظم إدارة الوثائق و الارشفة الالكترونية لزيادة كفاءة و فعالية إدارة الوثائق الالكترونية الحكومية في مصر "

الأحد : 17 - ديسمبر - 2017 | 3:24 مساء
مشروع مقترح بعنوان :
كتب :: د.أشرف محمد عبده

مقدمة

من المعضلات التي تواجه المجتمع هو إدخال سبل التحديث في الأجهزة الإدارية ، فالدول المتطورة لا يراد لصاحب الحق أن يبذل كل هذه المعاناة للوصول إلى حقه بفضل عصر حفظ ونقل المعلومات وفق الأساليب الحديثة ، وبفضل الثراء واستخدام الخبرة الأجنبية أخذت دول عديدة في هذه المنطقة بأسلوب إنجاز وإيصال المعلومات وحفظها ، ومن تلك الدول دول الخليج وليس مطلوب من المواطن أو المراجع أو أصحاب الحق أن يبذل كل هذا الجهد وإنما يسلم ما لديه من معلومات ويبلغ بالنتيجة حالا أو يخبر بها على عنوان سكنه.

كما أن تخطيط التنمية الشاملة للتحديث في مصر لا يحتاج لإدارة تقليدية فحسب ، بل يحتاج إلي ثورة كبيرة في الإدارتين العامة والخاصة فمن المتفق عليه أن تحديث الإدارة هو جزء أساسي من منظومة تحديث مصر ، وأن مفهومإدارة"> إدارة شئون الدولة والمجتمع يقدم إطارا ملائما لتوجيه عملية الإصلاح في ظل المتغيرات العالمية ، ويقصد بتحديث الإدارة التقليدية : تحسين قدرة ورفع كفاءة الجهاز الإداري في الدولة بكل وحداته وأجهزته الإدارية وذلك بإدخال الأساليب الإدارية والتقنية الحديثة بما يتلاءم والمتغيرات العالمية والمحلية ، أما مفهومإدارة"> إدارة شئون الدولة في الإدارة الإليكترونية فهو: نمط جديد من التفاعلات والتشابكات يتناسب والأوضاع الجديدة والتقنيات والاتصالات الحديثة، أو هو: شبكة إليكترونية تجمع بين جميع وحدات الجهاز الإداري في الدولة وتتكاتف فيما بينها لخدمة الفرد والمجتمع باستخدام التقنيات والوسائل الإليكترونية الحديثة.

مما لا ريب فيه أن تحديث وإصلاح الإدارة الحكومية بكل كيانها وهيكلها التنظيمي والإداري دفعت إليه متطلبات وعوامل عدة منها القديم والحديث فقد كانت هناك بعض المعوقات الإدارية تحول دون رفع إنتاجية الإنسان المصري ، كما أن أي إصلاح في الجهاز الإداري لأي دولة يقتضي معه دراسة كل أوضاعها السياسية والاقتصادية والاجتماعية وإلا بقي الإصلاح رهينة في يد مؤسسات عاجزة أو فاسدة.

ويحصر تقرير مجلس الشورى المصري هذه المشكلات بقوله : أن تحليل أوضاع الجهاز الإداري في الدولة يشير إلي مجموعة من المشكلات تتمثل في تضخم حجم الجهاز الإداري وعدم ملائمة الثـقافة والمهارات الإداريـة مع متطلبـات العصر وفقدان الحافز والدافع للانجاز وضـآلـة المرتبـات وعدم كفايتها وعدم ربط وتقييم الأداء ببرامج للثواب والعقاب أو الترقي وضعف الكفاءة والفاعلية وانعدام الجودة في الخدمات العامة وضعف المساءلة والمحاسبة والشفافية وتعقد الإجراءات بالإضافة إلي عدم رضاء المواطنين عن نوعية وأسلوب تقديم الخدمات العامة.

وقد أدت المشكلات السابقة إلي ضرورة تغيير وتطوير دور الدولة ، وما يستتبع ذلك من تأثير كبير علي شكل منظومة الإدارة العامة وأسلوب عملها والقيم السائدة فيها فتغير دور الدولة وأصبحت تتدخل في كل شئون الأفراد ومجالاتهم.

كما أدي سيادة مفهوم العولمة إلي ظهور فاعلين جدد يشاركون الدولة وجهازها الإداري في عملية وضع وإدارة وتنفيذ السياسات كالقطاع الخاص والمنظمات غير الحكومية مما أدي إلي مناداة العديد من الخبراء بضرورة تطوير الجهاز الإداري ليعمل بكفاءة عالية وبتكلفة اقل.

لقد كانت الإدارة التقليدية تعتمد في جمع وحفظ وتصنيف وتبويب واسترجاع وفهرسة وتخزين المعلومات الإدارية المتعلقة بشتي مناحي الحياة الإدارية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية وغيرها ، والخاصة بالأفراد والمؤسسات والهيئات العامة علي نظام الأرشيف المعروف في الفكر الإداري ، والذي لا يزال مطبقا في العديد من أجهزة الدولة الإدارية،علماًأن  أن نظام الأرشيف التقليدي معيب ومشوب بالقصور وعرضه للتلاعب والإهمال ، فكثيرا ما تجده في أماكن غير صحيحة وغير ملائمة ، كوجوده في حجرات تحت أو بجوار السلم أو بجوار دورات المياه ، وعلي الأسطح وفي البلكونات ، مما يعرضها للسرقة أو التلف أو الحريق.

وكثيرا ما تتأخر مصالح الأفراد نتيجة فقدان بعض الأوراق والمستندات الهامة من ملفه ، بل وكثيرا ما تمت تبرئة العديد من المتهمين بسبب أرشيف أوراق وقلم المحضرين، وكثيرا ما تمت تعلية العديد من المباني بسبب تزوير أو إخفاء بعض الأوراق والمستندات وتغيرها علي غير الحقيقةوهو ما يؤثر بشكل أو بآخر علي كفاءة العمل الإداري ويعوق الجهاز الإداري المحلي عن أداء الخدمات العامة للأفراد بشكل جيد.

على الجانب الأخر أصبح استخدام الحاسبات الإليكترونية في القرن الحالي قرن المعلومات أو الثورة الإدارية " الثورة الإليكترونية الإدارية " أمرا ضروريا تعتمد معه بشكل رئيسي وبالغ علي الفكر البشري وكم المعلومات التي تتزايد بشكل مضطرد حتي وصف بعصر انفجار المعلومات.وهو ما يستلزم أرشفتها إليكترونيا علي غرار تحقيق الهدف المأمول من فكرة الأرشيف التقليدي.

إلا أن الأرشيف الإليكتروني يمتاز بالعديد من الفوائد والمزايا التي تفوق نظام الأرشيف التقليدي حيث يمكن جمع واسترجاع المعلومات الإدارية من خلال إتباع الأسلوب العلمي في تصنيف وتبويب وحفظ وتشغيل نظم المعلومات الإدارية بالكيفية التي تمكنها من الحصول عليها بسرعة فائقة.

ويحصر البعض أدوات وعناصر نظام الأرشيف الإليكتروني في البنية التحتية المتمثلة في الأجهزة والتسهيلات والشبكات بما فيها مواقع الويب التي تستخدمها المنشأة أو الإدارة ، والبرامج أيا كانت برامج خاصة بنظم التشغيل أو برامج التطبيقات أو برامج المنفعة ، وأيضا الأفراد كمطوري النظم ، ومشغلو الأجهزة ، والمستخدمون والمديرون ، وكذا الإجراءات المتعلقة بتشغيل وصيانة النظام التي تمثل مدخلات النظام.

ويمتاز الأرشيف الإليكتروني في عصر الثورة المعلوماتية والثورة الإليكترونية الإدارية بالعديد من المزايا يتضح أثرها بلا ريب علي الإدارة الإليكترونية ودورها في سرعة تقديم الخدمات وانجازها آليا ، ومن أهم هذه الآثار ما يلي :

  • ·       العمل علي تبسيط الإجراءات الإدارية والتحلل من عقدة الروتين الإداري المعقد والتعقيدات المكتبية.
  • ·       الارتفاع بكفاءة الجهاز الإداري للدولة والارتقاء بالخدمات إلي أعلي مستوي من الدقة والسرعة.
  • ·       تحقيق اكبر قدر ممكن من الإنتاج نتيجة استخدام أفضل العناصر المدربة والسرعة الفائقة في الحصول علي المعلومات الإدارية بأقل تكلفة ممكنة وندرة احتمال الأخطاء.
  • ·       إمكانية استيعاب وتشغيل البيانات الإحصائية اللازمة لإجراء عمل دراسات الجدوي لسائر العمليات الإدارية كالتخطيط والتنظيم والتنسيق والاتصالات وغيرها بما يكفل أكبر مستوي من الكفاية الإنتاجية.
  • ·       إمكانية متابعة العمل والنشاط الإداري لسائر الوحدات الإدارية ووحدات الخدمات والإنتاج في جميع أنحاء مستوي الجمهورية بربطها بشبكة واحدة من شبكات الحاسب الآلي.

ونستخلص مما سبق انه قد ان الاوان بان ندرك ونعى جيداً  اهمية الوثائق بشكل بشكل عام والوثائق الالكترونية بشكل خاص استجابة لمتطلبات العصر والاحتياجات التاريخية والبحثية والارشيفية وهو الامر الذي يتطلب من الدولة ان تضع سياسة معلنة وعامة للوثائق علي المستوي الوطني على أن يتم تنفيذ ذلك المشروع تزامنا مع الإنجاز الذى يصل لدرجة الإعجاز الذى حققته الدولة المصرية بقيادة فخامة الرئيس عبد الفتاح السيسى المتمثل فى  العاصمة الإدارية و المدن الجديدة والتى تعد مشاريع جريئة واستراتيجية لمستقبل مصر ولا تحتاج إلا لسنوات قليلة من الجهد والعطاء لتعطى ثمارها العبقرية بحيث يتم تطبيق ذلك المشروع على مستوى الوزارات التى سيتم نقلها للعاصمة الادارية الجديدة .

على ضوء ما سبق يقترح الباحث تصور لمشروع تأسيس برنامج لإدارة الوثائق الالكترونية على مستوى الوزارات والأجهزة التابعة لها  بعنوان " متطلبات تطبيق نظمإدارة"> إدارة الوثائق و الارشفة الالكترونية لزيادة كفاءة و فعاليةإدارة"> إدارة الوثائق الالكترونية الحكومية في مصر " على النحو التالى :

اولاً: التعريف بالمشروع المقترح:

يتم تنفيذ ذلك التصور والتى تعد مبادرة لتتضمن عدة جهات حكومية لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في وضع إرشادات لكافة العاملين بالحكومة بداية من المديرين العموم إلى مديري الإدارات ومديري التخطيط بالوزارات إلى المسئولين التنفيذيين ومديري التكنولوجيا ونظم المعلومات ,  إضافة إلى زيادة كفاءة و فعالية الجهات الحكومية في إدارتها للوثائق الحكومية، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات. وأهم عنصر لهذا المشروع هو تقليل استخدام الورق- حكومة بأوراق أقل. يتمحور الجزء الأهم في هذه المبادرة في إيجاد معايير وأدلة يتم تطبيقها في كل المؤسسات الحكومية في مصر، وكذلك في تأسيسإدارة"> إدارة يكون مقرها دار الوثائق القومية  يهدف إلى ضمان استيفاء النظم التي يتم تطبيقها في أي مؤسسة لهذه المعايير الوطنية.

ويحدونا الأمل إلى أن يؤدي هذا المشروع إلى إيجاد حالة أفضل من التوحيد والانتظام في الجوانب المتعلقة بطريقةإدارة"> إدارة الوثائق الحكومية، وسوف تحدد المعايير الوطنية كل متطلبات منظومةإدارة"> إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية والتي ستكون قادرة علىإدارة"> إدارة المستندات والوثائق طيلة دورة حياتها من مرحلة الإنشاء وحتى يُتحدد مصيرها النهائي ويعد  الهدف الأساسي من هذا المشروع هو زيادة الجودة الشاملة لإدارة الوثائق في الاجهزة الحكومية المختلفة مما يكفل حفظ الوثائق ذات الأهمية الوطنية للأجيال القادمة ولتبقى ذاكرة مؤسساتية للأجيال القادمة في مصر .

 

ثانياً:النطاق  :

نطاق هذا المشروع سيكون إصدار مستندات تشكل معايير وطنية بحيث تحكمإدارة"> إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية في الجهات المعنيه الحكومية. وسوف تشمل المعايير الوطنية على:

  1. 1.    المتطلبات الوظيفية لنظامإدارة"> إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية
  2. 2.    المتطلبات غير الوظيفية لنظامإدارة"> إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية
  3. 3.    أدلة إرشادية لمؤسسات الحكومية بحيث توفر إطار عمل السياسة مع المتطلبات الإلزامية وأفضل الممارسات الموصى بها للعمليات والإجراءات فيإدارة"> إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية.
  4. 4.    تأسيس مركز اختبار للتأكد من منتجات نظامإدارة"> إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية والتي يتعين أن تكون متطابقة مع المعايير الوطنية.
  5. 5.    تقديم الارشاد والنصح للجهات الحكومية حول كيفية ادارة اوثائقها الادارة الصحيحة.
  6. 6.    إقامة الورش التوعوية لتوضيح النقاط والآليات الهامة في مشروع إدارة المستندات والوثائق الالكترونية لمختلف الجهات المعنية ، وللجهات التي سيشملها المشروع في مرحلته الأولى .
  7. 7.    إقامة الورش التدريبيه لشرح دليل الاجراءات الوطنية الخاص بإدارة الوثائق الالكترونية لتوفير السياسات والضوابط ،وافضل المماراسات والاجراءات التي يجب اتخاذها في كافة الجهات الحكومية لادارة الوثائق الالكترونية.
  8. 8.    التقييم الذاتي للجهات الداخلة في المرحلة الأولى من المشروع وهو عباره عن استمارة تحتوي على العوامل الضرورية والمهمة التي تؤثر على نجاح تطبيق المنظومة. حصول الجهة على نسبة عالية في التقييم يعني أنها مؤهلة لنجاح تطبيق المنظومة فيها ، بينما حصول الجهة على معدل منخفض يعني أنها لازالت غير جاهزة لتطبيق المنظومة بصورة كاملة وناجحة.
  9. 9.    التقييم التقني للمنظومات المستخدمة حاليا في الجهات وهو عبارة عن استمارة يتم فيها تقييم الانظمة القائمة في الجهات سواء كانت لإدارة المراسلات أو لإدارة المستندات لتقييم مدى توافقها مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية وتحديد النواقص وإمكانية ترقيتها أو استبدالها بمنظومةإدارة"> إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية.
  10. 10.           اختبار توافق الأنظمة المختلفة الخاصة بإدارة المستندات والوثائق الالكترونية في الجهات التي طورت انظمتها بنفسها.
  11. 11.           توفير مستند منهجية عمل المشروع ،والذي يساعد الجهة في اختيار المنهجية الانسب لها لتطبيق مشروع منظومةإدارة"> إدارة المستندات والوثائق الالكترونية.

ثالثاً: محاور المشروع المقترح:

وهذا البرنامج يعمل على ثلاثة محاور هي :-

  1. 1.    المحور الأول :إدارة"> إدارة الوثائق نظريا وتطبيقيا بالإدارات الحكومية , بوضع المعايير والإجراءات التي تستخدمها الإدارات فيإدارة"> إدارة الوثائق الالكترونية , مع القيام بعمل مسح للإدارات لدراسة احتياجاتها وما تم تحويله من الوثائق الورقية إلى الوثائق الالكترونية , والقيام بدراسات حالة وطبيعتها وإتاحتها للإدارات حول طبيعة وإدارة الوثائق الالكترونية في بعض الإدارات .
  2. 2.    المحور الثاني : تحديد العمليات الفنية للوثائق الالكترونية , من تقويم واستبعاد وحفظ للوثائق , ووضع الإرشادات والإجراءات اللازمة لتنفيذ هذه العمليات .
  3. 3.    المحور الثالث : نقل الوثائق ذات القيمة البحثية الى الأرشيف الوطني وتحديد وطريقة الوصول إليها , ويتم وضع معايير وإرشادات لمعدي البرامج الإدارية ودعمهم حتى يتم نقل الوثائق الالكترونية من الإدارات إلى الأرشيف الوطني بطريقة آمنة وفعالة وبدون أن يفقد أي جزء من هذه الوثائق .

رابعاً:اهداف المشروع المقترح:

يهدف هذا المشروع نظامإدارة"> إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية إلى وضع عدد من المبادئ الأساسية واللازمة لإدارة الوثائق الالكترونية في المنظمات الحكومية وأرشفتها بعد انتهاء العمل الإداري منها والعمل على وضع خطة عمل لتطبيق هذه المبادئ عمليا ووضع الإجراءات اللازمة لتحقيق ما يلي :-

  1. 1.    ممارسة أفضل من خلال وضع إجراءات لإدارة الوثائق الالكترونية من بداية تدوينها وحفظها وإتاحتها .
  2. 2.    تنمية وتحسين العمليات الفنية من تقويم واستبعاد وتصنيف وفهرستها للوثائق الالكترونية .
  3. 3.    وضع خطة عمل لأرشفة الوثائق الالكترونية ونقل ما يثبت قيمته للبحث إلى الأرشيفات الوطنية .
  4. 4.    وضع السياسات والأدلة الإرشادية المتعلقة بإدارة المستندات و الوثائق الالكترونية مما يتيح للمؤسسات الحكومة الحصول على الفائدة القصوى من استغلال المعلومات والتقنية.
  5. 5.    ضمانإدارة"> إدارة المستندات و الوثائق الإلكترونية على نحو موحد في كل المؤسسات الحكومية وفقا للمعايير الوطنية.
  6. 6.    زيادة الفعالية والكفاءة، وتقليل التكلفة التي تتحملها الوحدات الحكومية في تقديم خدماتهما لأفراد المجتمع من خلال التشغيل التلقائي للعمليات ضمن نطاقها والاحتفاظ بالوثائق الإلكترونية الناتجة عن هذه العمليات.
  7. 7.    ضمان أن تكون الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية موثوقة ويعتمد عليها وتتمتع بالسلامة والقابلية للاستخدام.
  8. 8.    ضمان أن تكون الوثائق الإلكترونية في المؤسسات الحكومية كاملة من حيث محتواها وسياقها وتركيبها.
  9. 9.    ضمان أن تكونإدارة"> إدارة الوثائق بطريقة صحيحة خلال طيلة دورة حياتها من لحظة إنشائها و حفظها حتى مرحلة التصرف النهائي فيها.
  10. 10.           توفير الحفظ الدائم للوثائق الإلكترونية ذات الأهمية الوطنية من خلال ضمان قدرة نظامإدارة"> إدارة الوثائق والمستندات الإلكترونية في المؤسسات الحكومية من تحويل الوثائق الإلكترونية الكاملة والصالحة إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
  11. 11.           زيادة المعرفة العامة والمهارات والخبرات المتعلقة بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بين المؤسسات الحكومية.


التعليقات

مشاركتك بالتعليق تعنى أنك قرأت بروتوكول نشر التعليقات على بوابة اخبار التعليم ، وأنك تتحمل المسئولية الأدبية والقانونية عن نشر هذا التعليق



مرتضى ابو عقيل - رئيس التحرير
آخر افتكاسات التعليم العالى